MANUAL DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE VALEMAS S.A.S.

PRESENTACIÓN

Valemas S.A.S. es una sociedad comercial comprometida con el legal, adecuado y ético tratamiento de los datos personales de los grupos de interés con los cuales se relaciona. En esa medida en atención a lo dispuesto en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Valemas S.A.S., ha adoptado el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas, actualizaciones, reclamos y solicitudes de los titulares de los datos personales que sean tratados por Valemas S.A.S.

ÍNDICE

Capítulo I – Disposiciones Generales

Artículo1.- Definiciones

Artículo 2.- Objeto

Artículo 3.- Propósito y finalidad

Artículo 4.- Ley Aplicable

Artículo 5.- Bases de Datos

Artículo 6.- Principios

Capítulo II Autorización

Artículo 7.- Autorización

Artículo 8.- Propósitos de la recolección

Artículo 9.- Mecanismos y forma de otorgar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Artículo 10.- Prueba de Autorización

Artículo 11.- Contenido mínimo del Aviso de Privacidad

Capítulo III  –  Derechos y Deberes

Artículo 12. Derechos del titular de datos

Artículo 13. Deberes de Valemas S.A.S., en relación con el Tratamiento de los Datos Personales

Capítulo IV – Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamación

Artículo 14. Derecho de Acceso

Artículo 15.- Consultas

Artículo 16.- Reclamos

Articulo 17.- Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos

Artículo 18.- Revocatoria de la autorización

Capítulo V Seguridad de la Información

Artículo 19.- Medidas de seguridad

Artículo 20.- Implementación de las medidas de seguridad

Capítulo VI Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

Artículo 21.- Transmisión y Transferencia Internacional

Capítulo VII Disposiciones Finales

Artículo 22.- Responsable

Artículo 23.- Vigencia

Anexo No.1

Aviso de Privacidad

Anexo No.2

Autorización Tratamiento de Datos Personales

Anexo No.3

Cláusula Modelo Proveedores y Clientes

Anexo No.4

Cláusula Modelo en los Contratos Laborales

Capítulo I – Disposiciones Generales

Artículo1.- Definiciones.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento, y acogiendo las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se entiende por:

(a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

(b) Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

(c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

(d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

(e) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

(f) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

(g) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

(h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

(i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

(j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

(k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;

(l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

(m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Artículo 2.- Objeto.

Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.

Por lo anterior, este manual regula todos los procesos organizacionales en que Valemas S.A.S. tenga alguna responsabilidad.

Artículo 3.- Propósito y finalidad.

El propósito y finalidad de este manual, es establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Valemas S.A.S., en desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 y siguientes del decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 4.- Ley Aplicable.

Este manual atiende las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, y demás normas que los complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.

Artículo 5.- Bases de Datos.

Las políticas y procedimiento contenidos en el presente manual, aplican a las Bases de Datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No.002 de 2015. Así, Valemas S.A.S. en cumplimiento de lo anterior actualizará la información consignada en el Registro Nacional de Bases de Datos, cuando:

a. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la Base de Datos, se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

b.  Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del año 2018.

Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la Base de Datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de Datos Personales almacenados en cada Base de Datos, las medidas de seguridad de la información implementada, la Política de Tratamiento de Datos Personales, y la transferencia y transmisión internacional de Datos Personales.

Adicionalmente, dentro de los primeros quince (15) días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, Valemas S.A.S. actualizará los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal (g) del numeral 2.1 de la Circular Externa No.2 de 2015.

Artículo 6.- Principios.

Los principios que regirán este manual, su interpretación y aplicación, y en general todos los procedimientos, procesos, y Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:

(a) Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

(b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados por Valemas S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;

(c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

(d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

(e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Valemas S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

(f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

(g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Valemas S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Capítulo II Autorización

Artículo 7.- Autorización.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales por parte de Valemas S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. Valemas S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Artículo 8.- Propósitos de la recolección.

Valemas S.A.S. Tratará los Datos Personales que recoja, almacene, use, circule y suprima, en ejecución de su objeto social con los siguientes propósitos:

(a) Para desarrollar sus deberes y obligaciones de conformidad con los contratos de prestación de servicios que suscriba con sus clientes, incluyendo la administración, ampliación y mejora de los servicios de fidelización, data mining, trademarketing y servicios de corresponsalía bancaria.

(b) Para mantener actualizados a sus clientes y proveedores, de la información técnica, operativa y comercial de la empresa, y los productos y servicios que se prestan en desarrollo de la actividad mercantil de la misma.

(c) Desarrollar estudios sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los Titulares con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses y mejorar la prestación de sus servicios a los clientes de Valemas.

(d) Enviar información a través de correos electrónicos o mensajes cortos de texto, sobre nuevos productos y/o servicios, promociones de interés para nuestros clientes y los grupos de interés asociados, noticias, publicidad y la información relacionada con lo anterior, según se determine en cada objeto contractual.

(e) El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico a los Titulares, en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales), estudios de mercado relacionados con el comportamiento de los consumidores en cada categoría correspondiente.

(f) Para Transmitirlos y/o Transferirlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.

(g) Para Transmitirlos a terceros con el fin de que sean almacenados en Colombia o en otro país, siempre indicando que los mismos no podrán ser Transferidos a ningún país.

Artículo 9.- Mecanismos y forma de otorgar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los Datos Personales nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos. El formato para la Autorización es aquel contenido en el Anexo No. 2 del presente documento.

Con el procedimiento de Autorización se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular, que su información personal será recogida, tratada y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por Valemas S.A.S. tal y como consta en la presente política. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.

La Autorización es una declaración que informa al Titular de los Datos Personales:

(a) Quién recopila su información personal (Responsable o Encargado).

(b) Qué recopila (datos que se recaban).

(c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).

(d) Como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

(e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.

Todo lo anterior se encuentra debidamente desarrollado en el Anexo No.2

Artículo 10.- Prueba de Autorización.

Valemas S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los Titulares para el Tratamiento de los mismos, por el tiempo que se requiera de caso en caso, al tenor de las normas de protección de Datos Personales.

Artículo 11.- Contenido mínimo del Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

(a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;

(b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo;

(c) Los derechos que le asisten al Titular;

(d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

(e) No obstante lo anterior, cuando se recolecten Datos Personales sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

El Aviso de Privacidad es el Anexo No.1 de este manual.

Capítulo III - Derechos y Deberes

Artículo 12. Derechos del titular de datos.

El Titular podrá solicitar que su información personal no sea publicada o entregada por Valemas S.A.S. a sus filiales y/o subsidiarias, y/o a terceros, a través del envío de correo electrónico a la dirección contactenos@valemas.com.co en cuyo caso Valemas S.A.S. no publicará ni entregará dicha información, salvo en caso que la misma sea requerida por orden judicial o para proteger los derechos de propiedad o cualquier otro derecho o garantía de Valemas S.A.S.

El Titular de los Datos Personales contenidos en nuestras Bases de Datos, tendrán derecho a:

(a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Valemas S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

(c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

(f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Cualquier otro definido en la Ley 1581 de 2012, y sus normas reglamentarias.

Artículo 13. Deberes de Valemas S.A.S., en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.

Valemas S.A.S., tendrá presente en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, Valemas S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de Datos Personales cuando actúe como Responsable del Tratamiento de los mismos:

(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

(f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

(g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

(h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

(i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

(j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

(k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

(l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

(m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

(n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

(o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando Valemas actúe en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales tendrá los siguientes deberes:

(a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

(b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

(c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

(d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

(e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

(f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

(g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

(h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

(i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

(j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

(k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

(l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

Capítulo IV - Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamación

Artículo 14. Derecho de Acceso.

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

De esta manera, Valemas S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

(a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales.

(b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus Datos Personales que están en posesión de Valemas S.A.S.

(c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de Valemas S.A.S., de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

Parágrafo.- Valemas S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los Datos Personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos a través de los mecanismos establecidos en esta Política.

Artículo 15.- Consultas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de Valemas S.A.S.. En consecuencia, Valemas S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de Datos Personales Valemas S.A.S., garantiza:

(a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

(b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

(c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

(d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Artículo 16.- Reclamos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

(b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra Valemas S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

(c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

(d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Articulo 17.- Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a Valemas S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad:

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

(a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

(b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

(c) Por estipulación a favor de otro o para otros.

(d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Valemas S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

(a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

(b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

(c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

(d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo primero.- Rectificación y actualización de datos. Valemas S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Valemas S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

Valemas S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Cada vez que Valemas S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

Parágrafo segundo. Supresión de datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Valemas S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

(a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

(b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

(c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Parágrafo tercero.- Ejercicio del derecho de supresión. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por Valemas S.A.S.. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

(b) La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a

(c) Obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas requieran mantenerlos.

(d) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, Valemas S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Artículo 18.- Revocatoria de la autorización.

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Valemas S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Valemas S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que Valemas S.A.S., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Capítulo V Seguridad de la Información

Artículo 19.- Medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Valemas S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 20.- Implementación de las medidas de seguridad.

Valemas S.A.S., mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

(a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos.

(b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

(c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

(d) Funciones y obligaciones del personal.

(e) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

(f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

(g) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los Datos Personales.

(h) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

(i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

Capítulo VI Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

Artículo 21.- Transmisión y Transferencia Internacional.

Valemas S.A.S., durante el desarrollo de su objeto social, y a fin de poner brindar un servicio óptimo a sus usuarios, podrá efectuar Transferencia y Transmisión de Datos Personales de los Titulares.

Para la Transferencia internacional de Datos Personales de los titulares, Valemas S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos las finalidades establecidas en este documento. Así mismo, se entenderá que no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la Transferencia internacional de Datos Personales se observará lo previsto en el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe Valemas S.A.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de Transmisión de Datos Personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Datos Personales a otros países.

Capítulo VII Disposiciones Finales

Artículo 22.- Responsable.

Valemas S.A.S., designa al Área de Tecnología de la Información o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. El Área de TI o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área administrativa.

Parágrafo.- Valemas S.A.S., designa al Área Legal como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

Artículo 23.- Vigencia.

La presente Política rige a partir de su promulgación, el día 12 de Octubre de 2016.

Anexo No.1

Aviso de Privacidad

Responsable: Valemas S.A.S., identificada con NIT. 900.353.867-8

De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados según la finalidad determinada establecida en el Contrato vigente entre Valemas S.A.S. y el Responsable de los Datos Personales, estos son: la administración, desarrollo y ejecución de programas de marketing no tradicional, campañas de trade marketing o procesos de BI, así como las demás finalidades establecidas en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”  de Valemas S.A.S., disponible en la página web www.valemas.com.co

El Tratamiento de dichos Datos Personales se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra Compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso.

Dicho manual puede ser consultado en la página web: www.valemas.com.co

Anexo No.2

Autorización Tratamiento de Datos Personales

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, genero, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico, y cualquier otro Dato Personales que sea recolectado en desarrollo de las actividades establecidas según requerimiento puntual las cuales pueden ser actividades de marketing no tradicional, trade marketing, o Inteligencia de negocios (en adelante los “Datos Personales”) a  Valemas S.A.S.

Doy mi autorización expresa para que Valemas S.A.S., recolecte y de cualquier otra manera trate mis Datos Personales para las siguientes finalidades establecidas en el Artículo 8 de Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”.

Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de Valemas S.A.S., la cual está disponible en la página web www.valemas.com.co

En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  • Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.
  • Ser informado por Valemas S.A.S., del uso que se le han dado a mis Datos Personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Valemas S.A.S., de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
  • Revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de mis Datos Personales.
  • Solicitar ser eliminado de su Base de Datos.
  • Tener acceso a mis Datos Personales que el Valemas S.A.S., haya recolectado y tratado.

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al Área de Nuevos Negocios en contactenos@valemas.com.co  o a los teléfonos Bogotá: +57 1 3191970

  • Firma del cliente:
  • Nombre
  • C.C.:
  • Fecha:

Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

Anexo No.3

Cláusula Modelo Proveedores y Clientes

CLÁUSULA [__]: Datos Personales.- Los Datos Personales podrán ser intercambiados durante la vigencia de este Contrato, sólo para el desarrollo del objeto y el cumplimiento de las obligaciones de cada una de las Partes. En consecuencia, [contratante] se obliga a Tratar los Datos Personales de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Valemas S.A.S., la cual se encuentra publicada en la página web www.valemas.com.co, así como de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Por lo anterior, [contratante] con la suscripción del presente Contrato, declara, manifiesta y reconoce que ha sido informado de forma completa y suficiente por Valemas S.A.S., respecto de la Política de Datos Personales de ésta, y que conoce las obligaciones que surgen con base en ella al ser Encargado o Responsable de Datos Personales en desarrollo del presente Contrato. Así mismo declara, reconoce y manifiesta que se obliga a que todos sus contratistas, subcontratistas, empleados y cualquier otra persona que deba Tratar Datos Personales, se obliga a cumplir con los estándares incluidos en la Política de Datos Personales de Valemas S.A.S.

Por lo anterior, [contratante] asume cualquier responsabilidad que pueda derivarse de la no observación de los principios, reglas y procedimientos establecidos en la Política de Datos Personales de Valemas S.A.S.

Anexo No.4

Cláusula Modelo en los Contratos Laborales

Cláusula [__]: Autorización para el tratamiento de datos personales: Teniendo en cuenta que en la celebración y ejecución del presente Contrato puede requerirse la recopilación, uso o tratamiento de algunos datos personales de EL TRABAJADOR, de sus hijos, descendientes, custodios, de su cónyuge o compañero permanente, y/o de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, EL TRABAJADOR declara leído, conoce y acepta el contenido de la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL EMPLEADOR, la cual hace parte integral del contrato suscrito entre las partes y la autoriza expresamente para incorporar en sus bases de datos los datos personales que le sean suministrados, de conformidad con los términos y de la mencionada Política de Tratamiento y las finalidades allí señaladas.

Parágrafo Primero.- Datos Personales de Menores de Edad. EL EMPLEADOR podrá solicitar los datos personales de los hijos o dependientes del TRABAJADOR. En los casos en que EL TRABAJADOR acepte suministrar al EMPLEADOR dichos datos y que dichos hijos o dependientes sean menores de edad, EL TRABAJADOR manifiesta que el representante legal de dichos menores, que son datos de naturaleza pública, y que expresamente autoriza al EMPLEADOR para su tratamiento con la finalidad de realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados/contratista y de los menores. Para tales efectos, EL EMPLEADOR tendrá en cuenta el respeto y la prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

Parágrafo Segundo.- Datos Personales relacionados con el estado de salud e historia clínica del trabajador.- En el curso de la ejecución del contrato, EL EMPLEADOR podrá solicitar al trabajador DATOS RELACIOANDOS CON SU ESTADOS DE SALUD O HISTORIA CLÍNICA. SEGÚN LO DISPUESTO EN EL DECRETO 1377 DE 2013, el empleador informa al trabajador que dichos datos son catalogados por las normas vigentes como “datos sensibles” y que EL TRABAJADOR no está obligado a autorizar su recopilación, uso o tratamiento. Adicionalmente, EL EMPLEADOR le informa que la finalidad de la recopilación y tratamiento de estos datos se limitará a las específicas en la Política de Tratamiento y especialmente, a la adecuada ejecución de la relación laboral o civil, con el trabajador, así como el cuidado de su estado de salud. EL TRABAJADOR declara entender lo anterior y autoriza expresamente al EMPLEADOR para el tratamiento de los datos personales relacionados con su estado de salud.

Parágrafo Tercero.- Datos Personales obtenidos antes de esta autorización.- El trabajador declara que la presente autorización ratifica, aplica y se extiende a los datos obtenidos y a las actividades de tratamiento realizadas con anterioridad a la firma de la presente autorización.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE APROBACIÓN
1 Aprobación Inicial 12/10/2016